Mihai & Prietenii
Două fețe pe o singură platformă. Site-ul public este locul unde donatorii descoperă cele 13 proiecte, aleg cum ajută și citesc rapoartele anuale. ERP-ul intern este locul unde echipa gestionează datele, automatizează reconcilierea bancară și obține raportare în timp real. Ambele rulează pe aceeași bază de date, ca fiecare leu să rămână trasabil - de la o donație publică până la raportul în care ajunge.
Cuprins
Rezumat
De la extrase verificate manual la un ERP cap-coadă: datele, fondurile și rapoartele într-un singur loc - actualizate automat. Asociația Mihai și Prietenii sprijină copiii cu nevoi speciale și familiile lor.
O singură platformă
Date, finanțe și raportare, unificate. Gata cu tabelele paralele.
Reconciliere automată
Extrase bancare procesate și potrivite pe proiecte, în minute.
Toate sursele de venit
Donații, sponsorizări, granturi și Formular 230 - separat și trasabil.
Transparență by design
Fiecare leu legat de un proiect - materie primă pentru raportul anual.
Provocarea
"Cum conduci un ONG transparent fără să te îneci în extrase bancare și Excel-uri?"
Pornită pentru a finanța terapiile unui copil, asociația derulează azi 13 proiecte pentru copii cu nevoi speciale. Banii vin din donații, sponsorizări (20%), Formular 230 (3,5%) și granturi - și fiecare leu trebuie să fie trasabil pentru donatori.
- Reconciliere manuală - sute de tranzacții verificate linie cu linie.
- Venituri fragmentate - fiecare sursă de finanțare, urmărită separat.
- Fără sursă unică - proiecte, oameni și bani în instrumente diferite.
- Raportare lentă - fiecare situație pentru finanțatori, ore în Excel.
Soluția
ERP-ul Mihai & Prietenii: o singură platformă cu module pentru fiecare zonă a organizației - de la proiecte, voluntari și donatori, la finanțe și raportare. Toate, pe aceeași bază de date.
Ce schimbă cu adevărat
Un ERP propriu care centralizează datele și automatizează finanțele:
Sursă unică de adevăr
Proiecte, oameni și bani în aceeași bază de date, mereu sincronizate.
Automatizare financiară
Ingestie de extrase, categorizare și reconciliere per proiect.
Trasabilitate completă
Fiecare leu legat de o sursă și un proiect, de la extras la impact.
Raportare instant
Venituri pe tip, evoluție lunară și top finanțatori - fără Excel manual.
Funcționalități Livrate
Module care lucrează împreună - de la gestiunea datelor la automatizarea financiară și raportare.
Dashboard - privirea de ansamblu
Ecranul principal al ERP-ului: proiecte active, echipă, voluntari și donații totale dintr-o privire, plus ultimii voluntari înregistrați - totul actualizat automat.
- Indicatori-cheie dintr-o privire: proiecte active, angajați, voluntari și donații totale.
- Tendințe lună-de-lună și an-de-an afișate direct.
- Ultimii voluntari înregistrați, căutabili și filtrabili după status.
Dashboard: privire de ansamblu asupra proiectelor, voluntarilor, donațiilor și veniturilor.
Gestiune Date - sursa unică de adevăr
Fiecare proiect, voluntar, donator, beneficiar și sponsor devine o înregistrare structurată. Conținutul public de pe site este susținut de aceeași bază de date pe care echipa o administrează intern.
- Module pentru Proiecte, Voluntari, Donatori, Beneficiari, Sponsori și Documente.
- Înlocuiește tabelele paralele cu un portofoliu căutabil și filtrabil.
- Fără muncă dublă, fără informații pierdute în Excel-uri separate.
Pagina publică de proiecte - cele 13 inițiative, susținute de aceeași bază de date ERP.
Surse de Venit - separat și trasabil
Pe site, donatorul alege cum ajută. În ERP, fiecare intrare ajunge automat în categoria potrivită, cu sumă, dată și sursă.
- Donație, sponsorizare 20% sau redirecționare 3,5% - alese de donator.
- 7 tipuri de finanțare urmărite separat, fiecare legată de o sursă.
- Unde e cazul, fiecare intrare e legată de un proiect anume.
Pe site, donatorul alege cum ajută: donație, sponsorizare 20% sau redirecționare 3,5%.
Centralizator Intrări - inima operațională
Centralizatorul de Intrări aduce toate veniturile într-un loc și le împarte automat pe categorii: donații, sponsorizări, granturi, Formular 230 și altele.
- Toate veniturile într-o singură vedere, auto-categorizate și trasabile.
- Fiecare intrare poartă sumă, dată și sursă.
- Fiecare leu legat de o sursă și, unde e cazul, de un proiect.
În ERP, fiecare intrare ajunge automat în categoria potrivită, cu sumă, dată și sursă.
Reconciliere Bancară - de la ore la minute
Modulul de Reconciliere procesează extrasele importate (BCR, ING, CEC) și potrivește fiecare tranzacție cu un proiect sau un sponsor. Comisioanele sunt detectate automat.
- 171 de înregistrări gata de validare dintr-un singur import.
- Dată, cont, referință, contraparte/IBAN și status - alocate pe proiecte sau sponsori.
- Reconcilierea care dura ore se face acum în minute.
Validare & Reconciliere: 171 de înregistrări gata de validare dintr-un singur import de extras.
Raportare & Insight - deciziile, pe date
Datele financiare devin imagine de ansamblu: venituri vs cheltuieli cu sold net, venituri pe tip, evoluție lunară, top finanțatori și rapoarte pe proiecte - actualizate automat.
- Venituri vs cheltuieli, sold net și trend lunar în timp real.
- Rapoarte pe proiecte, voluntari, e-learning și magazin online.
- Imaginea financiară completă, mereu la zi.
Motorul din spate: venituri vs cheltuieli, sold net și trend lunar - în timp real.
Transparență & Rapoarte Anuale
Fiecare leu legat de o sursă și un proiect devine materia primă pentru raportul anual - transparența pe care asociația o promite donatorilor.
- Promisiune publică de transparență totală, susținută de date reale.
- Rapoarte anuale construite din ERP, nu de la zero în Excel.
- Donatorii, sponsorii și partenerii văd unde merg banii.
Promisiunea publică: rapoarte anuale și transparență totală față de donatori.
Rezultate & Impact
Munca asociației - înainte și după ERP:
| Activitate | Înainte | După |
|---|---|---|
| Reconciliere bancară | Ore, linie cu linie | Minute, 171 tranzacții / import |
| Raportare pentru finanțatori | Ore în Excel | Instant, pe tip și lună |
| Urmărire surse de venit | Fiecare sursă, separat | Centralizat și trasabil |
| Sursă de adevăr | Proiecte și bani, în tool-uri diferite | O singură platformă sincronizată |
| Transparență față de donatori | Greu de dovedit | Fiecare leu, legat de un proiect |
171 de tranzacții procesate dintr-un singur extras, gata de validare. Un raport care dura o zi se face acum dintr-un click - control și transparență totală asupra fondurilor, ca echipa să se poată concentra pe copii.
Spotlight Tehnic
// Frontend
React / Next.js, SPA cu module dedicate (tabele, filtre, dashboards), design system propriu
// Backend
API REST în Node.js, autentificare pe roluri, motor de ingestie și reconciliere a extraselor
// Financial Automation
Parser de extrase multi-format, reguli de categorizare și potrivire pe IBAN/contraparte
// Integrations
Stripe pentru donații și sponsorizări, webhook-uri și interconexiuni extensibile
// Infrastructure
PostgreSQL pentru date relaționale, stocare de documente, deploy în cloud, HTTPS
Mihai & Prietenii
Fața publică a asociației, susținută de ERP
